Au début du mois, je vous proposais une Newsletter sur FAVIKON : l’outil qui nous fait gagner tellement de temps dans le suivi de nos communautés d’ambassadeurs.
Aujourd’hui, je vous propose de parler d’un autre outil, que vous connaissez certainement et que vous utilisez peut-être : NOTION.
Vous le savez sans doute, l’équipe Talent Catcher est en full remote. Excepté lors de formations et interventions présentielles : nous travaillons toutes et tous à distance. Conséquence ? La culture de l’écrit est primordiale.
Dès la création de Talent Catcher, j’ai intégré une règle : si je veux travailler à distance MAIS déléguer, je dois tout documenter pour palier les périodes de collaboration asynchrones (avec le décalage horaire).
Par exemple cette année, 4 mois durant, Camille et moi avions 12 heures de décalage horaire : Camille (UTC-4) et moi (UTC+8). Concrètement, nous nous réservions 1h dans la journée de travail synchrone : 8h du matin pour lui, 20h pour moi. Tout le reste de notre collaboration s’exerçait en asynchrone.
🎄 L’an passé nous vous souhaitions d’ailleurs de Joyeuses fêtes de Noël,
sur 3 fuseaux horaires différents :
Alexandra venait de rentrer du Canada, pour le Berry 🇫🇷
Laëtitia était de retour aux sources, à Dole 🇫🇷
Camille passait 6 mois en République Dominicaine 🇩🇴
De mon côté, j’ai fui les 4 mois d’hiver pour l’Asie du Sud 🇹🇭
Mais Notion nous sert à bien plus que ça et peut beaucoup vous apporter, même si vous travaillez tous les jours aux côtés de votre équipe (même si vous travaillez seul.e).
Après 2 ans d’utilisation sous exploitée, cette année j’ai décidé de faire appel à un Pro de Notion 👋🏽 Clément, qui vous réserve une petite surprise à la fin de cette Newsletter.
Camille a également bénéficié de l’accompagnement de Clément, et c’est à lui que j’ai confié l’optimisation de notre usage Notion. ,
C’est donc naturellement à Camille que je confie cette newsletter, pour vous partager ses apprentissages.
À toi Camille 😉
“Merci Charlène pour cette invitation qui m’honore et bonjour à toutes tes lectrices et tous tes lecteurs.
Remontons le temps en Janvier 2023 ! Je me souviens très bien de notre premier point après que tu aies accepté de partager ton aventure Talent Catcher avec moi.
L’une des premières questions que tu m’aies posées était :
– “As-tu un outil que tu as pour habitude d’utiliser pour ton organisation ?”
Ce à quoi je t’ai répondu :
– “Pas particulièrement, je m’adapterai à ce que tu considères être le mieux”.
De là notre utilisation de Notion a commencé.
Et si vous me permettez le titre du premier chapitre ;
NOTION, Iceberg droit devant 🧊
C’est véritablement la sensation que j’ai eu dès ma première utilisation de l’outil. Un potentiel incroyable, que nous n’exploitons qu’à seulement 20%.
Toutes ces fonctionnalités, toutes ces possibilités. J’avais à nouveau l’impression d’utiliser Excel pour la première fois.
Ca vous rappelle quelque chose {first_name} ? 🙃
Ce sentiment était d’autant plus “frustrant” que nous utilisons NOTION pour tout ! Planification, suivis de projets, annuaire et tant d’autres.
Alors j’ai regardé quelques vidéos Youtube pour compléter mes connaissances et essayer d’en savoir davantage. 👨💻
Mais comme pour beaucoup d’autres choses, il faut parfois un accompagnement personnalisé pour prendre et developper les bons automatismes. Et après deux ans d’utilisation, il s’agissait d’avantage d’en casser de mauvais, plutôt que d’en développer de nouveaux.
Alors Charlène a eu la super idée (pour laquelle je la remercie une fois encore), de m’offrir une formation pour optimiser nos connaissances et notre utilisation de Notion.
Et depuis…
Nous avons toutes les notions 🚀
Charlène à choisi de faire appel à @Clément MARIANNE, co-fondateur de Gaspacho.io, spécialistes en formation au No Code.
Clément que nous remercions sincèrement pour sa patience, sa pédagogie et sa bienveillance, mais aussi et surtout pour le partage de ses connaissances.
14h de formation sur 4 ateliers, il n’en fallait pas moins pour découvrir toutes les subtilités de notion.
Tout est passé au crible, de la structuration des bases de données, à la personnalisation des teamspaces/workspaces/pages, en passant par des astuces pratiques pour optimiser la collaboration au sein de l’équipe.
Chaque session a permis de transformer des idées floues en outils concrets, sur-mesure et opérationnels.
Car au-delà du caractère théorique de la formation, nous avons réellement bénéficié d’un accompagnement pratico-pratique, avec un livrable exploitable dès la fin de l’accompagnement.
Que dire de plus ? Peut-être que je me suis découvert un nouveau plaisir…
Bases de données et propriétés, mes nouveaux jouets 🕹️
Comme je vous le disais précédemment, le plus compliqué fut pour nous de déconstruire notre méthodologie, en place depuis deux ans, et de réinventer nos process pour optimiser notre travail au quotidien.
Pour vous donner un petit exemple, ça c’était notre espace, notre espace notion et notre « calendrier » des tâches :
AVANT 😱
Une multitude de pages, des informations dispersées dans tout autant de bases de données. Une interface peu engageante, des checklist en pagaille.
Il était temps que ca change.
Et avec Notion, les possibilités sont infinies.
Maintenant chaque projet, chaque idée, chaque détail a trouvé sa place dans une base de données fonctionnelle. Ce qui était auparavant éparpillé entre divers outils et fichiers, est désormais centralisé, accessible et, surtout, compréhensible par tous.
C’est quand même mieux ainsi n’est-ce pas ?
APRÈS 🤗
Un exemple concret ? Le suivi de nos projets et de nos apprenants :
❌ Avant Notion : des tableurs dépassés, une multitude de dossiers, des post-it de rappels en pagaille et une attention particulière dans le suivi de chaque étape clé.
🌟 Avec Notion : un tableau de bord clair et dynamique, mis à jour en temps réel, permettant à toute l’équipe de suivre l’avancement de chaque projet, et de collaborer efficacement.
J’ai découvert la puissance phénoménale de l’outil, qui continue encore à me surprendre par les potentialités qu’il offre, que ce soit par ses propriétés, ses bases de données interconnectées, sa capacité à centraliser toutes nos informations ou encore ses options de personnalisation infinies, Notion ne cesse de dépasser mes attentes.
Nous avons gagné un temps considérable au quotidien, tant dans l’exécution de notre travail, que dans l’analyse et la lisibilité de nos données.
Et si, comme nous, vous sentez qu’il vous manque une méthodologie ou des astuces pour en tirer le meilleur parti, je ne peux que vous conseiller suivre la formation que propose @Clément MARIANNE, que je remercie une fois encore.
Merci encore, Charlène, de m’avoir laissé partager cette expérience avec ta communauté !
Camille
Merci Camille !
Et vous, utilisez-vous déjà Notion ?
N’hésitez pas me partager vos astuces ou cas d’usage préférés.
Et chose promise, chose due. Clément vous offre,
Je vous réserve une édition spéciale pour la rentrée : Notion, mon nouveau calendrier éditorial et planificateur de posts LinkedIn.
Charlène,
Fondatrice de Talent Catcher
